ЭЦП и ЭДО

Все необходимые положения о равнозначности бумажной и электронной документации закреплены в ФЗ №63 «Об электронной подписи», который был принят в 2011 году. На данный момент в РФ предусмотрено множество систем, в рамках которых функционирует электронный документооборот (ЭДО). Наиболее распространенной является система ЭДО, которую применяют при оказании государственных и муниципальных услуг, а также система ЭДО налоговых структур, межведомственный ЭДО и электронный оборот документов на отдельно взятом предприятии.

Благодаря созданному и стабильно функционирующему ЭДО Федеральной налоговой службы РФ, налогоплательщики могут сдавать отчетность в электронном виде и направлять в электронных форматах следующие документы:

• накладные (ТОРГ-12);
• счета-фактуры, книги продаж и покупок, журналы учета;
• акты сдачи и приемки услуг (работ);
• налоговые декларации;
• документы по всем существующим системам налогообложения – патентной, с/х и упрощенной;
• различные справки и уведомления, а также заявления, описи и другие документы в электронном виде. 

Что же касается системы МЭДО (межведомственного электронного оборота документов), то она обеспечивает ведение электронной переписки между всеми участниками МЭДО, включая Правительство РФ, федеральные органы исполнительной власти и другие государственные структуры. Помимо этого, каждое предприятие заинтересовано в создании ЭДО, как эффективного инструмента для ведения бизнеса и взаимодействия с разными контрагентами. 

ЭДО на предприятиях

В целях эффективного ведения ЭДО на предприятиях структуру документооборота выстраивают таким образом, чтобы обеспечить решение многих задач, разных по своей специфике. Поэтому электронный документооборот на предприятии бывает нескольких видов: 

• управленческий;
• технологический;
• производственный;
• архивный;
• складской;
• кадровый;
• финансовый;

и других видов, которые зависят от специфики деятельности и формы собственности предприятия.

На предприятиях возможно использование как отдельных видов, так и создание комплексного ЭДО, который обеспечивает эффективное и своевременное взаимодействие во всех сферах ведения бизнеса – от производства до архивной части. Переход на ЭДО включает в себя проведение таких мероприятий, как разработка и согласование технического задания, внедрение системы и тестирование всех элементов, обучение сотрудников, подбор и приобретение специального оборудования или ПО. При успешном внедрении ЭДО обеспечиваются следующие преимущества:

• своевременная сдача отчетности на предприятии;
• увеличение скорости идентификации документов в системе с учетом их предназначения и информационной составляющей;
• создание единой документальной базы на всех этапах деятельности предприятия;
• повышение скорости работы с документами (на согласование, регистрацию, утверждение и т.д.);
• эффективный контроль движения документов на всех этапах;
• экономия времени на информационные потоки внутри предприятия и между контрагентами;
• снижение рисков потери и кражи документов.

Внедрение ЭДО на предприятиях также предполагает получение ЭЦП – электронной подписи, которая обеспечивает конфиденциальность данных и законность проведения операций. Использование ЭЦП необходимо не только для функционирования внутреннего ЭДО, но также для участия в госзаказах и тендерах (ФЗ №44 и ФЗ №223), для сдачи отчетности в налоговую, ПФР и другие уполномоченные органы, ведения судебных дел, страхования. В связи с вступлением в силу ФЗ №487 «Об обязательной маркировке товаров цифровыми средствами идентификации», получение ЭЦП необходимо для регистрации изготовителя или продавца в единой информационной системе.

Порядок получения ЭЦП

Оформление электронной подписи состоит из нескольких этапов:

• Обращение в удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию Минкомсвязи, и подача заявки онлайн https://ca.tensor.ru/petition.html?agent_code=1643.
• Сбор и подача всех необходимых документов – копии паспорта владельца подписи, СНИЛС, ОГРН и ИНН, а также выписки ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Если владельцем подписи будет руководитель предприятия, то необходимо также приложить приказ о его назначении, а если владельцем выступает другой сотрудник компании – приказ либо доверенность на право подписи от лица организации.
• Проверка предоставленных данных специалистами удостоверяющего центра.
• Создание ЭЦП, а также регистрация всей необходимой информации о структуре подписи и её владельце в специальном реестре.
• Выдача электронной подписи владельцу либо его уполномоченному лицу (при предъявлении нотариально заверенной доверенности и паспорта).