Как оформить ЭЦП?

Важным атрибутом электронного документа является ЭЦП – электронная цифровая подпись, использование которой в России регламентируется ФЗ №63 от 6 апреля 2011 года. Она предназначается для защиты документа от подделок, осуществления быстрой проверки его целостности с помощью преобразования данных криптографическими алгоритмами и использования специального ключа для проверки владельца. Электронная подпись также обеспечивает конфиденциальность файла и подтверждает тот факт, что после отправки в него не вносились никакие правки и дополнения.

Электронная подпись предназначена для применения юридическими лицами и физлицами. Она заменяет собой собственноручную подпись и придает документам в электронном формате юридическую силу, которая равна юридической силе бумажного носителя с подписью рукописного типа. С интенсивным внедрением электронного оборота документов на предприятиях (ЭДО), использование ЭЦП с каждым днем становится актуальнее.

Сфера использования ЭЦП включает в себя такие процессы, как:

• организация внутреннего ЭДО на предприятиях разных форм собственности;
• внешний электронный документооборот предприятия с партнерами, инвесторами и т.д.;
• участие в госзакупках и тендерах – подача тендерной документации согласно ФЗ №44 и ФЗ №223;
• сдача налоговой и другой отчетности;
• подача исков в суды, страхование и решение других задач.

Кроме того, с внедрением в России обязательной маркировки цифровыми идентификационными средствами для некоторых товаров, согласно ФЗ №487 от 1 января 2019 года, ЭЦП понадобится производителям и продавцам для регистрации в единой системе маркировки и учета товарооборота.

Процедура получения

На первоначальном этапе заявителю необходимо определиться с видом ЭЦП, которая бывает простой и усиленной. Усиленная, в свою очередь, бывает неквалифицированного и квалифицированного вида. Согласно ФЗ №63, внутренний документооборот на предприятии можно осуществлять с помощью простой ЭЦП, а когда дело касается участия в тендерах, сдачи отчетности, цифровой маркировки и других целей – необходима подпись усиленного типа.

Для получения ЭЦП необходимо обратиться в удостоверяющий центр, имеющий аккредитацию в Минкомсвязи, с заявкой, которую можно подать онлайн https://ca.tensor.ru/petition.html?agent_code=1643. Удостоверяющий центр имеет следующие полномочия:

• формирование сертификатов ключей, которые предназначены для поверки ЭЦП;
• выдача этих сертификатов по ранее поданным заявкам при условии наличия у заявителя всех необходимых документов;
• определение срока действия выданных сертификатов для проверки ЭЦП;
• аннуляция ЭЦП по истечению срока или в случае утери;
• выдача всех средств электронной подписи, которая включает в себя основной ключ и ключ проверки, а также предварительное тестирование всех элементов ЭЦП, включая программное обеспечение;
• ведение реестра сертификатов для ЭЦП, которые были ранее выданы и аннулированы, с указанием контактных данных заявителей и их уполномоченных лиц;
• организация порядка доступа к реестру, включая использование различных интернет-ресурсов;
• обеспечение уникальности ключей и сертификатов в созданном реестре;
• проверка всех элементов ЭЦП по обращению заявителей, либо уполномоченных органов.

В заявке, которая подается в центр, указываются контактные данные заявителя, цели получения и вид ЭЦП, а также другая важная информация. После оформления заявки заявителю потребуется предоставить в удостоверяющий центр определенный пакет документов. После проверки заявителю выдается ЭЦП, которая действует на протяжении одного года. По истечении этого времени подпись необходимо будет переоформить.

Пакет документации

Физическому лицу для получения ЭЦП вместе с оформленной заявкой необходимо будет предоставить копию паспорта (все заполненные страницы) и СНИЛС. Также, если вместо него получать ЭЦП будет уполномоченное лицо, понадобится доверенность, заверенная у нотариуса, и копия паспорта этого лица.

Для индивидуальных предпринимателей (ИП) при оформлении ЭЦП понадобятся:

• паспортные данные (копии страниц);
• информация о регистрации в качестве ИП;
• ИНН;
• СНИЛС;
• выписка из ЕГРИП, срок выдачи которой не более полугода;
• паспортные данные (копии страниц) и доверенность уполномоченного лица, если на него возложено получение электронной подписи.

Для юр.лиц при необходимости получения ЭЦП пакет документов выглядит следующим образом:

• ОГРН и ИНН;
• паспортные данные будущего владельца подписи (копии страниц);
• СНИЛС;
• выписка из ЕГРЮЛ, срок выдачи которой не более полугода;
• паспортные данные (копии страниц) и доверенность уполномоченного лица, если на него возложено получение ЭЦП.

Также список документов для юридических лиц включает в себя приказ о назначении заявителя на должность руководителя организации. Если владельцем ЭЦП будет иной сотрудник компании, то необходимо приложить приказ или другой документ, подтверждающий его право подписи от лица организации.